A是一則外資企業(yè)招聘市場部經(jīng)理的啟事:本科以上學(xué)歷,三年相關(guān)工作經(jīng)驗,較好英語和計算機能力,有高度工作責(zé)任感和溝通能力。主要工作職責(zé)是:支持產(chǎn)品在不同階段的管理工作,做出產(chǎn)品推廣工作、支持價格管理和銷售計劃、協(xié)調(diào)特殊產(chǎn)品要求、交流產(chǎn)品信息、負(fù)責(zé)與經(jīng)銷商聯(lián)絡(luò)。B是一則國有企業(yè)招聘采購員的啟事:男,40歲以下,大專以上學(xué)歷,兩年相關(guān)工作經(jīng)驗,熟悉該公司業(yè)務(wù)者優(yōu)先。
很顯然,A、B兩則招聘啟事是有差別的。A啟事中有較詳細(xì)的工作職責(zé),在明確告訴應(yīng)聘者今后的職責(zé)范圍和應(yīng)負(fù)責(zé)責(zé)任的同時,對應(yīng)聘人員的要求也是合理的;B啟事則沒有做出職責(zé)規(guī)定。在我國許多國企,除了存在招聘啟事中的“疏漏”外,還存在這樣的問題:對某一職務(wù)的描述不清楚,如工作內(nèi)容、職責(zé)及范圍、機構(gòu)等,由此造成的直接后果往往是:挑選和錄用員工與工作要求不相符合;績效考核時感到缺乏依據(jù),無從著手;培訓(xùn)方案不適合工作要求;經(jīng)常造成生產(chǎn)力和服務(wù)質(zhì)量的降低……這些問題的出現(xiàn),很大程度上是由于沒有進(jìn)行科學(xué)而有效的職位分析,沒有發(fā)揮其在管理中應(yīng)有的作用所致。
在高雇員流失率和對高級人才的高競爭時代,如果你的企業(yè)還沒有進(jìn)行過職位分析,那么應(yīng)該對此進(jìn)行重新考慮。因為職位分析可為企業(yè)員工提供一個工作行為“杠桿”,是人力資源開發(fā)與管理中必不可少的環(huán)節(jié)。
一、職位分析是人力資源管理的基礎(chǔ)
職位分析主要是對企業(yè)職務(wù)的設(shè)置目的、中心職責(zé)、工作內(nèi)容、權(quán)限范圍、結(jié)構(gòu)關(guān)系以及工作環(huán)境、工作條件等進(jìn)行全面的分析、描述和記錄。職位分析在人力資源管理中有相當(dāng)重要的意義。首先,有了職位分析之后,每一個職務(wù)的名稱和含義在整個企業(yè)中就能夠?qū)iT化,從而使稱呼該職位的用語標(biāo)準(zhǔn)化,在運用中不至于產(chǎn)生混亂。其次,盡管職位分析是招聘和錄用的基礎(chǔ)工具,但職位分析所收集的信息并不僅僅能夠用于招聘的錄用,在企業(yè)人力資源管理中的許多環(huán)節(jié)都用得上職位分析的相關(guān)信息。
二、職位分析的內(nèi)容
職位分析包括的內(nèi)容首先取決于職位分析的目的與用途,有的組織的職位分析是為了規(guī)范新工作的內(nèi)容;有的是為了對現(xiàn)有工作進(jìn)行調(diào)整和進(jìn)一步明確,從而制定合理的獎勵制度;還有的是為了對改善工作環(huán)境,提高績效水平。這使得職位分析的內(nèi)容與側(cè)重點也會不同。
但是,一般意義上,職務(wù)都要包括兩個內(nèi)容:一是確定工作的具體特征,即工作描述;二是找出任職人員的各種要求,即工作說明書。工作描述就是要通過工作調(diào)查,在取得有關(guān)信息的基礎(chǔ)上,對工作崗位的名稱、性質(zhì)、任務(wù)、工作關(guān)系及工作環(huán)境等內(nèi)容做出比較系統(tǒng)的描述,并加以規(guī)范化。有了準(zhǔn)確、規(guī)范的工作描述,就要想到承擔(dān)該崗位的員工應(yīng)具備什么樣的資格與條件。這就屬于工作說明書的主要內(nèi)容。具體包括對任職人員的一般要求,如性別、年齡、工作經(jīng)驗及一般能力等方面的要求;生理要求,如反應(yīng)、視力等。另外還有心理要求,如判斷力、記憶力、語言表達(dá)等等。翻看許多企業(yè)的工作說明書,雖然洋洋灑灑,內(nèi)容豐富,但仔細(xì)推敲卻存在不少問題。比如職務(wù)說明書的格式、語言和內(nèi)容不規(guī)范,給管理造成很**煩;對工作描述的語言比較模糊,或者語言比較空洞,讓任職者不知所以然;關(guān)鍵詞運用不當(dāng),混淆了職務(wù)間的區(qū)別,或?qū)⒙殑?wù)和職位混為一談;設(shè)計工作說明書的人員缺乏專業(yè)水平,使所制定的工作說明書流于形式等。
三、如何開展職位分析的工作
對組織確定工作職務(wù)的目的、任務(wù)或職責(zé)、權(quán)力、隸屬關(guān)系、工作條件、任職資格等相關(guān)信息進(jìn)行收集與分析,以對該職務(wù)的工作做出明確規(guī)定,并確定完成這一工作所需要的知識技能等資格條件的過程,就是職位分析。職位分析的結(jié)果是工作描述與工作說明書。
那么,在實際工作中應(yīng)如何進(jìn)行職位分析呢?具體講,職位分析的過程可以分成四個階段:準(zhǔn)備階段、調(diào)查階段、分析階段和完成階段。
1.準(zhǔn)備階段
在這一階段,要確定工作分析的目的是什么,因為從工作的不同側(cè)面都可進(jìn)行分析。具體可以在七個不同層次上進(jìn)行:職員實際在干什么、管理者認(rèn)為職員應(yīng)該干什么、職員認(rèn)為他應(yīng)該干什么和計劃干什么、管理者認(rèn)為職員將干什么。
2.調(diào)查階段
這一階段主要是確定調(diào)查的方法,對整個工作過程、工作環(huán)境、工作內(nèi)容和工作人員等主要方面做出全面調(diào)查。
常用的調(diào)查方法有:觀察法是指人力資源人員對工作活動和行為進(jìn)行觀察并對結(jié)果進(jìn)行記錄。其優(yōu)點是能夠獲得第一手的資料。但是,觀察法不能適用于思考和判斷,即對腦力工作者,是不適用的。訪談法是人力資源管理者就某項工作與從事該項工作的個人或小組、或者上級主管、或過去的在崗人員就工作內(nèi)容和要求進(jìn)行交流與討論。其優(yōu)點是既可以獲得工作對體力方面的要求,也可以獲得腦力以及其他不易觀察到的信息。不足之處是被訪談?wù)邔υL談目的往往持懷疑態(tài)度;卮饐栴}時會有所保留,導(dǎo)致信息失真。日記法是指人力資源管理親自體驗工作,把每天的工作以日記的形式記錄下來。其優(yōu)點是能夠熟悉和掌握工作要求的第一手資料,缺點是太費時、只適合于簡單的工作。問卷調(diào)查法以問卷調(diào)查表的形式,來收集關(guān)于員工執(zhí)行工作任務(wù)的情況。這種方法在職位分析中使用最廣,其優(yōu)點是快速、有效并且費用低,可以在大范圍內(nèi)對所有員工進(jìn)行調(diào)查,調(diào)查結(jié)果可以用計算機處理。但使用這種方法時,對問卷的設(shè)計要求較高,問卷設(shè)計者應(yīng)具備一定的經(jīng)驗和技巧。
3.分析階段
主要任務(wù)是對有關(guān)工作特征和工作人員特征的調(diào)查進(jìn)行深入全面的總結(jié)分析。所采用的各種分析方法都各有長短,對不同的崗位或不同的目的應(yīng)選用不同的方法。
4.完成階段
在這一最后階段,要將分析的結(jié)果寫成書面材料,即編寫成工作描述和工作說明書,并提交給相關(guān)部門。
可見,職位分析在人力資源管理中作用重大。只有對自己的發(fā)展有清楚的預(yù)期的企業(yè),才能贏得高效益。但我國目前,真正重視職位分析的企業(yè)卻不多。據(jù)了解,許多企業(yè)都沒有進(jìn)行過職位分析,甚至不知道職位分析是何物。隨著中國加入WTO,中國企業(yè)面臨的將是激烈的全球化競爭。在以人為本的競爭時代,人力資源管理工作尤為重要。而工作崗位的設(shè)置科學(xué)與否,又將直接影響一個企業(yè)的人力資源管理工作的效率和科學(xué)性。所以,企業(yè)應(yīng)更多關(guān)注職位分析,將其作為招聘、任用、提升、調(diào)動、考評等人力資源管理具體工作的依據(jù),以優(yōu)化人力資源的配置,提高人力資源管理的水平。同時,也為組織的管理活動和管理者提供職務(wù)方面的完整信息。