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每個(gè)辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機(jī)無法正常工作、文件雜亂無章或是丟失、辦公室里人來人往使人根本無法高效工作——這并不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動(dòng)地適應(yīng)這些毛病而不是對(duì)它們加以改進(jìn)。
在我們開展工作前，首先應(yīng)考慮的是如何用最簡單、省力的方法去獲得最佳的成效。對(duì)一個(gè)人來說，要的是事半功倍，而非事倍功半。
工作有計(jì)劃
在工作中，每個(gè)人都要認(rèn)識(shí)到做出合理計(jì)劃的重要性。工作有目標(biāo)和計(jì)劃，做起事來才能有條理，你的時(shí)間就會(huì)變得很充足，不會(huì)擾亂自己的神志，辦事效率也極高。你應(yīng)當(dāng)計(jì)劃你的工作，在這方面所花的時(shí)間是值得的。如果沒有計(jì)劃，你始終不會(huì)成為一個(gè)工作有效率的人。工作效率的中心問題是：你對(duì)工作計(jì)劃得如何，而不是你工作干得如何努力。
正確地處理工作忙亂的問題，需要你做事有計(jì)劃和有目標(biāo)。這樣你就可以把所要做的事情要排出一個(gè)順序，有助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的，你就把它放在前面，依次為之，并把它記在一張紙上，就成了順序表。養(yǎng)成這樣一個(gè)良好習(xí)慣，會(huì)使你每做一件事，就向你的目標(biāo)靠近一步。
無論你做的事是多是少，都要擬定一個(gè)程序表，盡力按著程序表去做。如果你的工作只需一小時(shí)做完，便在一小時(shí)之內(nèi)完成它，其余的時(shí)間去玩樂放松。本來只要一小時(shí)的事，而拖延到一天才做完，實(shí)在是愚蠢。如果你的事太多，而時(shí)間不夠，則選擇最重要的做好，把不重要的刪去。
工作過度而吃力的真正原因并不是工作太多，而實(shí)在是因?yàn)闆]有計(jì)劃，沒有系統(tǒng)。那些習(xí)慣毫無計(jì)劃地工作的人，總是這樣想著：“我必須工作，我必須工作，我必須工作。”可是，沒有計(jì)劃，你很可能被一些不在計(jì)劃之內(nèi)的事纏身，該做的事就做不完。如果你就是管理者，你就不能管理工廠里的員工，不能訓(xùn)練他們的專業(yè)知識(shí)，不能叫他們制造出來產(chǎn)品。如果你每天有計(jì)劃，那么你在每刻鐘之內(nèi)，都應(yīng)當(dāng)曉得做什么事。
羅斯�？偨y(tǒng)是一個(gè)注重計(jì)劃的人。他時(shí)時(shí)把他所該做的事都記下來，然后擬定一個(gè)計(jì)劃表，規(guī)定自己在某時(shí)間內(nèi)做某事。如此，他便按時(shí)做各項(xiàng)事。通過他的辦公日程表可以看出，從上午9點(diǎn)鐘與夫人在白宮草地上散步起，至晚上招待客人吃飯等為止，整整一天他總是有事做的。當(dāng)該睡覺的時(shí)候，因?yàn)樵撟龅氖露甲隽�，所以他能完全丟棄心中的一切憂慮和思考，放心的去睡覺。
細(xì)心計(jì)劃自己的工作，這是羅斯福之所以辦事有效的秘訣。每當(dāng)一項(xiàng)工作來臨時(shí)，他便先計(jì)劃需要多少時(shí)間，然后安插在他的日程表里。他既然能夠把重要的事很早地安插在他的辦事程序表里，所以他每天能夠把許多事在預(yù)定的時(shí)間之內(nèi)做完。
在制定日計(jì)劃的時(shí)候，必須考慮計(jì)劃的彈性。不能將計(jì)劃制定在能力所能達(dá)到的100%，而應(yīng)該制定在能力所能達(dá)到的80%。這是工作性質(zhì)決定的。每天都會(huì)遇到一些意想不到的情況，以及上司交辦的臨時(shí)任務(wù)。如果你每天的計(jì)劃都是100%，那么，在你完成臨時(shí)任務(wù)時(shí)，就必然會(huì)擠占你業(yè)已制定好的工作計(jì)劃，原計(jì)劃就不得不拖期了。久而久之，你的計(jì)劃失去了嚴(yán)謹(jǐn)性，你的上司與會(huì)認(rèn)為你不是一個(gè)很精干的員工。
工作分類處理
工作中的每一項(xiàng)都很重要，但也需要將工作分類。分類的原則主要包括輕重緩急的原則，相關(guān)性原則，工作屬地相同原則。
輕重緩急包括時(shí)間與任務(wù)兩方面的內(nèi)容。很多時(shí)候員工會(huì)忽略時(shí)間的要求，只看重任務(wù)的重要性，這樣理解是片面的。
員工在接收工作任務(wù)的同時(shí)，都被要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。時(shí)刻將時(shí)間與質(zhì)量兩個(gè)要求貫穿在完成任務(wù)的過程當(dāng)中，并盡可能提前。將任務(wù)完成的時(shí)間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計(jì)劃的彈性是一脈相承的。因?yàn)椋虑榭偛灰晃栋磦�(gè)人主觀設(shè)定發(fā)展。當(dāng)應(yīng)當(dāng)提交的任務(wù)與臨時(shí)的事項(xiàng)沖突時(shí)，就陷入了兩者不能兼得的被動(dòng)狀態(tài)。一個(gè)能每次按期完成工作任務(wù)的管理員工，即使不天天加班加點(diǎn)，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會(huì)讓主管覺得你是一個(gè)讓人放心的人，而不會(huì)天天追問你工作的進(jìn)度如何了。
相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待。因?yàn)楣ぷ饔羞B續(xù)性，任務(wù)可能是過去某項(xiàng)工作的延續(xù)，或者是未來某項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，還會(huì)涉及多個(gè)部門或是崗位。所以，任務(wù)開始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工，或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。
工作有很多中間環(huán)節(jié)，彼此間需要協(xié)調(diào)。有的員工在做某項(xiàng)工作時(shí)往往只偏重于自己本身所應(yīng)完成的職責(zé)，將工作傳遞到相關(guān)工作部門與工作崗位之后便聽之任之了。更有些人缺乏與同事配合的意識(shí)，把早已經(jīng)辦好的工作，不是及時(shí)地交給下一道工序的人員，使工作盡早完成，而是壓在自己手中，遲遲不交，直到最后才慢吞吞地交出來，造成后序人員的工作壓力。這樣，也會(huì)影響工作的按時(shí)完成。在檢查工作結(jié)果的時(shí)候，所在的中間環(huán)節(jié)又各自抱怨給予他的時(shí)間太短了，或者是某個(gè)中間環(huán)節(jié)耽誤的時(shí)間太久了等等。而工作結(jié)果只有一個(gè)，那就是沒有按期按質(zhì)量完成工作，你的業(yè)績等級(jí)被打了折扣。
作為一名員工，要把握工作的完整性。在工作中，要考慮相互協(xié)調(diào)配合的問題，在自己這個(gè)工作環(huán)節(jié)，盡可能地抓緊時(shí)間，及早將完成的工作傳交給下一道工序的工作人員，使他們能夠有充足的時(shí)間去完成后面的工作，以免其中的某個(gè)或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。
工作屬地相同原則指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)變化造成的時(shí)間浪費(fèi)。這一點(diǎn)對(duì)現(xiàn)場工作員工猶為重要。如果這一點(diǎn)處理的好，可避免在現(xiàn)場、自己的辦公室、物資部、監(jiān)理、業(yè)主及其他部門之間頻繁接觸。既節(jié)約了時(shí)間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂而不為呢？
有條理性拒絕混亂
每次辦事的時(shí)候總是馬馬虎虎，好像需要的每一樣?xùn)|西都故意和自己作對(duì)，需要它們的時(shí)候總是找不到，其實(shí)這些都源于辦事雜亂無章。即便你總能在滿頭大汗之后完成工作，但由于不能有條理性地工作，充分地利用資源，也會(huì)給上司留下一個(gè)毛糙的印象，以致于不敢委以重任。
文件管理的雜亂無章會(huì)造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時(shí)間浪費(fèi)。要解決這一問題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件�？纯词欠裥枰黾游募�，使所有的員工都能夠容易地將文件最類，以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲(chǔ)藏室去，使員工更容易找到常用的文件。
許多高效率的員工桌面都有一個(gè)非常突出的特點(diǎn)——沒有雜物，非常整齊�；靵y會(huì)造成不該有的干擾，降低工作效率。環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個(gè)放在過道上的盒子，或是辦公桌上一臺(tái)已經(jīng)損壞了的設(shè)備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。
積極行動(dòng)不拖延
有些員工總是喜歡把事情往后放，擱著今天的事不做留待明天。很多事情因?yàn)樽龅貌粔蚣皶r(shí)而被耽誤，效率也就難以得到保障。
習(xí)慣中最為有害的，莫過于拖延。世間有許多人都是為這種習(xí)慣所累，造成挫敗的悲劇。你應(yīng)該竭力避免拖延的習(xí)慣，就像避免一種罪惡的引誘一樣。
人們最大的理想、最高的意境、最宏偉的憧憬，往往是在某一瞬間突然從頭腦中很有力地躍出來的。凡是應(yīng)該做的事，而不立刻去做，而想留待將來再做，有這種不良習(xí)慣的人總是弱者。凡是有力量、有雄心的人，卻總是能夠在對(duì)一件事情充滿興趣、充滿熱忱的時(shí)候，立刻迎頭去做。
我們每天都有每天的事。今天的事是新鮮的，與昨天的事不同，而明天也自有明天的事。所以，今天之事應(yīng)該就在今天做完，千萬不要拖延到明天!拖延的習(xí)慣往往會(huì)妨礙我們做事，會(huì)摧毀我們的創(chuàng)造力。
另外，決斷好了的事情拖延著不去做，還往往會(huì)對(duì)我們產(chǎn)生不良的影響。惟有按照既定計(jì)劃去執(zhí)行的人，才能增進(jìn)自己的品格，才能有使他人敬仰的人格。其實(shí)，人人都能下決心做大事，但只有少數(shù)人能夠一以貫之地去執(zhí)行他的決心，也只有這少數(shù)人是最后的成功者。你要醫(yī)治拖延的習(xí)慣，惟一的方法就是在事務(wù)當(dāng)前時(shí)，立刻動(dòng)手去做。“要做，立刻去做。”這是保持高效的格言。
