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很多企業(yè)在進(jìn)行人力資源管理軟件選型時(shí)投入了大量的時(shí)間、資源和精力，但系統(tǒng)最終上線運(yùn)行之后的效果卻與原來的初衷適得其反，管理效率沒有得到有效的提升，有時(shí)候甚至需要花費(fèi)更多的時(shí)間與資源去維護(hù)系統(tǒng)。姑且不談實(shí)施過程的投入，系統(tǒng)選擇過程本身就已經(jīng)耗費(fèi)了企業(yè)大量的資源，讓決策本身進(jìn)入了一種糾結(jié)的狀態(tài)。系統(tǒng)選型成了一件讓人力資源部門和IT部門都很頭疼的一件事情。那么究竟如何去選擇適合自己的人力資源管理軟件呢？
在進(jìn)行選型的時(shí)候，軟件供應(yīng)商都會把他們軟件方案中最好的一面展現(xiàn)出來，對于決策者而言難以做出判斷，如何有效的應(yīng)對這樣的局面？
人力資本管理軟件與人事信息軟件的區(qū)別：
對于人力資源業(yè)務(wù)而言，大多數(shù)軟件的功能和流程的技術(shù)實(shí)現(xiàn)都是可執(zhí)行的，只是周期和成本投入的不同。作為人力資源業(yè)務(wù)流程外包與管理信息化咨詢的專家，和致的顧問認(rèn)為, 在進(jìn)行選型之前，人力資源職能首先要考慮的是自身的業(yè)務(wù)定位，這種定位通常是基于當(dāng)前的運(yùn)營現(xiàn)狀和未來3-5年的業(yè)務(wù)規(guī)劃之間的一個發(fā)展判定。對企業(yè)而言，最適合的才是最好的選擇。在中國，很多企業(yè)處于從人事管理向人力資源管理的轉(zhuǎn)型期當(dāng)中，這就要求在進(jìn)行軟件的選擇的時(shí)候需要對軟件設(shè)計(jì)的理念，功能模塊之間的邏輯關(guān)系有所了解。人事軟件的價(jià)值在于記錄各個業(yè)務(wù)模塊必要的人事信息，同時(shí)能夠?qū)Σ糠謽I(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理以保障數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確；而人力資本管理軟件不僅僅是在于信息的記錄，組織管理、人事數(shù)據(jù)管理、崗位管理、基于崗位的薪酬管理、任職資格管理、基于崗位的績效管理各個業(yè)務(wù)之間都有著非常緊密的邏輯關(guān)系的。它的著眼點(diǎn)是基于規(guī)范的人力資源管理模式，作為解決人員的招聘、人才的保留與發(fā)展、勞動力規(guī)劃等高階的管理問題的技術(shù)工具，因此對于維護(hù)和管理的要求要高于人事信息管理軟件�！敖M織在考慮引進(jìn)或者更換人力資源系統(tǒng)的時(shí)候，需要認(rèn)真考慮自身人力資源管理水平和未來的管理要求”，指導(dǎo)國航人力資源管理信息統(tǒng)統(tǒng)選型項(xiàng)目的和致總經(jīng)理羿平這樣說。
階段一：研究
最初的研究階段需要做大量的功課，關(guān)鍵點(diǎn)在于了解組織的近期人力戰(zhàn)略規(guī)劃。另外，還需要進(jìn)一步考慮近期和中遠(yuǎn)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)和需求，從全局角度考慮軟件的功能需求范圍和重要緊迫程度。
同時(shí)，還要仔細(xì)考慮通過對現(xiàn)有系統(tǒng)的升級是否是可行的方案，還是必須要投入大量的資源去引入一套全新的系統(tǒng)并進(jìn)行客戶化。和致顧問提醒關(guān)注以下幾點(diǎn)：
1. 明確軟件實(shí)施的目的背景
2. 明確業(yè)務(wù)運(yùn)營需求及建立場景描述
3. 識別關(guān)鍵利益方并獲取他們的意見
4. 選擇合適的項(xiàng)目成員
5. 達(dá)成內(nèi)部共識并制定需求清單
6. 明確人力資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用規(guī)劃與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系
7. 建立候選產(chǎn)品清單
在判斷業(yè)務(wù)需求與規(guī)劃方面，和致?lián)碛谐墒斓墓ぞ摺肆Y源管理運(yùn)營掃描系統(tǒng)（HR Scanner），在幫助中國國際航空公司、吉利汽車進(jìn)行人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)分析時(shí)，這個工具在業(yè)務(wù)診斷方面發(fā)揮了關(guān)鍵性的作用。人力資源管理運(yùn)營掃描是和致顧問經(jīng)過十幾年的經(jīng)驗(yàn)積累，將國際與國內(nèi)人力資源管理實(shí)踐當(dāng)中各項(xiàng)人力資源活動進(jìn)行了大量的標(biāo)準(zhǔn)化工作，總結(jié)出了近300條標(biāo)準(zhǔn)人力資源活動。它背后嵌套的是一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治瞿Ｐ秃瓦壿嫞軌蛴行袛喑霎?dāng)前組織人力資源管理運(yùn)營的效率和內(nèi)部客戶滿意度。
階段二：評估
當(dāng)你初步抓取了不同業(yè)務(wù)模塊的軟件功能需求，你就可以開始邀請軟件供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評估，基于前期的需求功能概要，可以對不同產(chǎn)品的不同功能進(jìn)行詳細(xì)的了解與評價(jià)。
和致的系統(tǒng)選型經(jīng)驗(yàn)顯示，評估階段的重要工作環(huán)節(jié)往往包括以下幾方面：
1. 需求列表及優(yōu)先級明細(xì)
2. 將需求概要提煉、轉(zhuǎn)化、升級為軟件評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)
3. 基于軟件評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，向軟件供應(yīng)商發(fā)送RFI（Request for Information）
4. 收集各家軟件供應(yīng)商的RFI
5. 基于RFI，對各家軟件供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選
6. 基于軟件評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，通過RFI的反饋，排出軟件供應(yīng)商的初步優(yōu)先次序
階段三：選擇
和致的系統(tǒng)選型經(jīng)驗(yàn)告訴我們，即使第一步和第二步的工作都做的很完善，依然有可能做出錯誤的選擇。這個時(shí)候就需要建立更為精細(xì)且與業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的功能列表，進(jìn)行功能點(diǎn)的深入比較分析。基于對各個功能需求點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)優(yōu)先級的清晰定義，將各家軟件的相應(yīng)功能模塊的支持程度進(jìn)行詳細(xì)比照，這一過程通常需要邀請軟件供應(yīng)商反復(fù)進(jìn)行講解與演示，面對面的了解他們的軟件功能能夠多大程度上實(shí)現(xiàn)你的產(chǎn)品。
1. 為你的關(guān)鍵核心需求建立業(yè)務(wù)場景劇本
2. 了解各個軟件的報(bào)價(jià)模式及價(jià)格范圍
3. 邀請進(jìn)入復(fù)試的軟件供應(yīng)商進(jìn)行溝通
4. 組織進(jìn)一步的產(chǎn)品演示與講解
5. 評估軟件供應(yīng)商/實(shí)施商的實(shí)施策略
6. 進(jìn)行TCO(總體擁有成本-Total Cost of Ownership)分析與ROI(投資回報(bào)-Return of Investment)分析
7. 建立可選的解決方案
8. 建立解決方案的評判標(biāo)準(zhǔn)
9. 識別出最優(yōu)的解決方案
10. 進(jìn)行招標(biāo)邀請與現(xiàn)場招標(biāo)
11. 了解/考察成功案例
12. 制定選型過程報(bào)告
13. 獲得最高決策者的決策或反饋
14. 通知參與招標(biāo)的軟件供應(yīng)商招標(biāo)結(jié)果
15. 價(jià)格談判與商務(wù)過程
和致認(rèn)為，最優(yōu)方案=最合適產(chǎn)品組合+高性價(jià)比持續(xù)服務(wù)+一定量的客制化開發(fā)
通常而言，企業(yè)人力資源管理軟件最為核心的需求在于組織管理和人事信息管理，其他的功能模塊可跟進(jìn)。
關(guān)于與軟件實(shí)施商的協(xié)作機(jī)制
軟件實(shí)施商的選擇可能是在產(chǎn)品采購之后，也有可能是與產(chǎn)品進(jìn)行捆綁選擇的。好的實(shí)施商能夠按照你的需求將產(chǎn)品及時(shí)上線，而優(yōu)秀的實(shí)施商能夠保證實(shí)施工作的按時(shí)交付，同時(shí)能夠從業(yè)務(wù)實(shí)踐的角度給予建議，為相關(guān)業(yè)務(wù)留出充分的接口，而且還能夠提供性價(jià)高的后續(xù)維護(hù)服務(wù)。和致顧問建議在選擇實(shí)施商時(shí)，雙方的協(xié)作機(jī)制最好是一開始就清晰。
階段四：實(shí)施控制
實(shí)施監(jiān)理的作用。很多人認(rèn)為在花費(fèi)了大量資金用于系統(tǒng)采購和實(shí)施之后，沒有必要再投入額外的成本去請實(shí)施監(jiān)理，這種觀點(diǎn)是值得探究商榷的。從投入的成本來考慮，通常實(shí)施監(jiān)理費(fèi)用只是占到整個實(shí)施費(fèi)用的10%-15%左右，而實(shí)施項(xiàng)目過程是非常復(fù)雜的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其中不僅僅牽扯到技術(shù)問題，更有業(yè)務(wù)上的問題，有時(shí)候針對某些議題，其中角色的立場和觀點(diǎn)是比較難以達(dá)成一致的，比如業(yè)務(wù)流程開發(fā)的范圍和實(shí)現(xiàn)程度。人力資源部對于業(yè)務(wù)有深刻的理解，但是對于信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)難度可能并不了解，IT部門會更多關(guān)注在與IT系統(tǒng)規(guī)劃的關(guān)系和后期維護(hù)的問題，而實(shí)施商則關(guān)注于以最少的時(shí)間完成項(xiàng)目，甚至有時(shí)候項(xiàng)目組會陷于項(xiàng)目日常工作當(dāng)中，卻忽略了最初的目標(biāo)，給企業(yè)的投資帶來了很大的失敗風(fēng)險(xiǎn)，因此需要有一個角色從業(yè)務(wù)和技術(shù)兼顧的角度達(dá)成項(xiàng)目的初衷。
和致的信息實(shí)施監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)顯示，在此過程中，實(shí)施監(jiān)理的關(guān)鍵任務(wù)在于：
1. 審計(jì)實(shí)施階段的里程碑
2. 協(xié)同各方資源以保障項(xiàng)目在正確的軌道上推進(jìn)
3. 依據(jù)工作說明書（SOW）對項(xiàng)目交付結(jié)果進(jìn)行審核
4. 與實(shí)施商針對增加、調(diào)整的實(shí)施內(nèi)容進(jìn)行價(jià)格談判
5. 監(jiān)控實(shí)施的過程
6. 向關(guān)鍵利益方陳述項(xiàng)目的關(guān)鍵成果信息與決策信息
目前而言，國外的人力資源管理實(shí)施監(jiān)理行業(yè)已經(jīng)比較成熟，而在國內(nèi)市場，做得專業(yè)的公司為數(shù)不多，較好的有和致、東方信智等。
階段五：人力資源管理軟件的全生命周期管理
和致認(rèn)為，通過有效的管理選型過程，在上線之后，企業(yè)依然能夠基于前期的輸出信息為軟件上線后的全生命周期管理過程提供有效的依據(jù)。
當(dāng)軟件實(shí)施完成之后，前期選型工作的過程文件依然可以對軟件生命周期內(nèi)的管理起到指導(dǎo)作用，特別是當(dāng)人力資源管理系統(tǒng)內(nèi)某個功能或周邊相關(guān)系統(tǒng)將要發(fā)生變化時(shí)，對于升級、改造的必要性和可行性的分析工作就很有必要。以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和管理效率的投入產(chǎn)出最大化。
關(guān)于和致
和致是一家提供人力資源業(yè)務(wù)流程外包與人力資源管理信息系統(tǒng)咨詢、實(shí)施的專業(yè)人力資源服務(wù)公司。作為首屈一指的人力資源職能戰(zhàn)略，有效性和人力資源轉(zhuǎn)型服務(wù)提供商， 我們?yōu)榭蛻籼峁⿵墓芾碜稍�、人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施到人力資源業(yè)務(wù)流程外包(HR-BPO)的一體化服務(wù)，最終幫助企業(yè)提高人力資源運(yùn)營的有效性。
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